Zentrales
Schutzschriftenregister
Frau blättert in einem Aktenordner.
© Ono Kosuki / Pexels

Auflistung

Einreichungsbedingungen

Da es sich beim zentralen elektronischen Schutzschriftenregister (ZSSR) um ein vollautomatisiertes Verfahren handelt, ist die elektronische Einreichung von Schutzschriften an bestimmte technische Rahmenbedingungen geknüpft, die zwingend eingehalten werden müssen, um eine ordnungsgemäße Verarbeitung zu ermöglichen.
Diese Rahmenbedingungen werden im Folgenden näher dargestellt:

I. Versandkanal / Übersendungsweg

Allgemeines

Alle vom Schutzschriftenregister unterstützten Einreichungswege basieren auf dem Transportkanal OSCI und adressieren letztlich das EGVP-Postfach des Schutzschriftenregisters.
Die maximale Speichergröße einer EGVP-Nachricht und somit auch die Maximalgröße für eine Schutzschriften-Einreichung liegt aktuell bei 60 Megabyte (MB) an Daten. Um eventuelle technische Fehler zu vermeiden, empfehlen wir allerdings bei Einreichungen über das Online-Formular, lediglich Einreichungen mit einer Maximalgröße von 20 MB vorzunehmen. Im Übrigen kann das Größenlimit je nach Anbieter des EGVP-Drittproduktes oder des DE-Mail Providers variieren. Innerhalb dieser festen Datengrößenbegrenzung können maximal 500 Anhänge - d.h. Dateien - versendet werden.

Unterstützte Einreichungswege

Für die Adressierung des Schutzschriftenregisters (zur Einreichung oder Rücknahme einer Schutzschrift) stehen Ihnen zur Nachrichtenversendung an das EGVP-Postfach des Registers drei unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Die unmittelbare Adressierung des EGVP-Postfachs des ZSSR (im EGVP-Adressverzeichnis zu finden unter „Zentrales Schutzschriftenregister“)
  2. Die Verwendung des Online-FormularsÖffnet sich in einem neuen Fenster
  3. Die unmittelbare Adressierung des DE-Mail Postfachs des ZSSR. Die DE-Mail Adresse des ZSSR lautet: safe-sp1-1447425830126-015958481@egvp.de-mail.de
  4. Die Einreichung über das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO).

zu 1. Unmittelbare Adressierung des EGVP-Postfachs des ZSSR

Unter Verwendung einer Software, die zur Generierung und Versendung von OSCI-Nachrichten fähig ist, können Sie von Ihrem eigenen EGVP-/beA-/De-Mail-Postfach das EGVP-Postfachs des ZSSR (im EGVP-Adressverzeichnis zu finden unter „Zentrales Schutzschriftenregister“) unmittelbar adressieren, um auf diesem Weg Schutzschriften beim ZSSR einzureichen bzw. zurückzunehmen.

Zu den entsprechenden OSCI-DrittproduktenÖffnet sich in einem neuen Fenster
 
Die hierbei zwingend zu beachtenden technischen Rahmenbedingungen können Sie weiter unten im Abschnitt II. nachlesen.
Der Vorteil dieses Einreichungsweges liegt in der Verfügbarkeit eines unmittelbaren elektronischen Rückkanals, so dass Ihnen sämtliche Benachrichtigungen des ZSSR (Einstellungsbestätigungen, etc.) zeitnah an Ihr zur Einreichung verwendetes EGVP bzw. beA-Postfach elektronisch übersandt werden, sofern Sie ein rückadressierbares eigenes Postfach verwendet haben. Dieser Einreichungsweg wird daher ausdrücklich für professionelle Einreicher empfohlen.

Zu 2. Verwendung des Online-Formulars für den elektronischen Versand

Neben der soeben dargestellten Möglichkeit zur elektronischen Einreichung von Schutzschriften mittels unmittelbarer Adressierung des EGVP-Postfachs des ZSSR können Sie die Einreichung und Rücknahme von Schutzschriften zum ZSSR auch mit Hilfe eines Online-FormularsÖffnet sich in einem neuen Fenster auf dem gemeinsamen Justizportal des Bundes und der Länder durchführen, welches Sie durch alle notwendigen Arbeitsschritte führt.


Mit der Auswahl der Formularausprägung "elektronischer Versand" entscheiden Sie sich dafür, die Einreichung bzw. Rücknahme vollständig über das Online-Formular abzuwickeln: Nach der Erfassung der vom Register benötigten Daten auf den weiteren Formularreitern müssen Sie Ihr Schutzschriftendokument mit der zugehörigen Signaturdatei (einer qualifizierten elektronischen Signatur)und etwaige weitere Anlagen auf den Server des Online-Formulars hochladen. Im letzten Arbeitsschritt erfolgt dann der elektronische Versand an das ZSSR direkt über das Formular.

Weitere Details zur Bedienung des Online-Formulars können Sie bei Bedarf der Benutzeranleitung entnehmen (das Handbuch finden Sie im Downloadbereich unter diesem Text).
Die Beachtung der unten im Abschnitt II. dargestellten verpflichtenden technischen Rahmenbedingungen wird durch das Online-Formular in den einzelnen Arbeitsschritten erzwungen.
Während die Online-Formularausprägung „elektronischer Versand“ im Vergleich zur unmittelbaren Adressierung des EGVP-Postfachs des ZSSR, den Vorteil hat, dass der Einreicher durch sämtliche Arbeitsschritte geführt wird und weder externe OSCI-Software einsetzen noch über ein eigenes EGVP oder beA-Postfach verfügen muss, ist im Gegenzug zu beachten, dass bei diesem Einreichungsweg kein unmittelbarer elektronischer Rückkanal des Registers zum Einreicher zur Verfügung steht, so dass sämtliche Benachrichtigungen des ZSSR (Einstellungsbestätigungen, etc.) dem Einreicher ausschließlich postalisch per Briefpost übersandt werden.

Dieser Einreichungsweg ist daher vorrangig für Privatpersonen oder sonstige Personen gedacht, welche nur äußerst selten Schutzschriften einreichen und nicht über eigene EGVP oder beA-Postfächer verfügen.

Zu 3. Übersendung einer Schutzschrift mittels DE-Mail

Für die Übersendung einer Schutzschrift mittels DE-Mail gelten grundsätzlich die selben Einreichungsbedingungen und Voraussetzung wie für die Übersendung mittels eines EGVP-Produktes. Allerdings entfällt hier das Erfordernis einer qualifizierten elektronischen Signatur. Bitte beachten sie jedoch, dass nur bei einer absenderbestätigten DE-Mail die Bedingungen des sicheren Übermittlungsweges erfüllt sind. Weiterhin erfolgt eine Bestätigung ihrer Einreichung oder Rücknahme nur postalisch.

Zu 4. Übersendung einer Schutzschrift mittels eBO

Mit dem elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) wurde am 01.01.2022 ein weiterer sicherer Übermittlungsweg an die hessischen Behörden eingeführt. Bürgerinnen, Bürger und Organisationen (juristische Personen und nicht rechtsfähige Personenvereinigungen) wird hierdurch ein sicherer Austausch elektronischer Dokumente mit der Justiz ermöglicht, eine Unterzeichnung der einzureichenden Dokumente entfällt.

Voraussetzung hierfür ist die Einrichtung eines Postfachs, welches mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises, einer qualifizierten elektronischen Signatur oder durch manuelle Identifizierung durch einen Notar verifiziert werden muss.

Welche Programme zum Einreichen via eBO benötigt werden sowie weitere Informationen zur Benutzung des eBO-Postfachs erhalten Sie auf der Internetseite "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)"Öffnet sich in einem neuen Fenster.

II. Zwingende Inhalte einer gültigen Schutzschrift-Einreichung

Eine vom Register als gültig akzeptierte Einreichung besteht mindestens aus einem Primärdokument (dem eigentlichen Schutzschriftendokument in einem der zugelassenen Dateiformate) sowie dem für die automatische Datenverarbeitung maßgeblichen XJustiz-Datensatz.

Der XJustiz-Datensatz

Der XJustiz-Datensatz enthält alle Strukturdaten zur Einreichung (d.h. Angaben zu Antragsteller und Antragsgegnern, dem Streitgegenstand etc.) und ist somit maßgeblich für das spätere Auffinden innerhalb des Registers. Die Qualität (insbesondere Vollständigkeit und Richtigkeit) der eingereichten Daten liegt in der alleinigen Verantwortung des Einreichers. Innerhalb der OSCI-Nachricht muss der XJustiz-Datensatz zwingend den Dateinamen “xjustiz_nachricht.xml” tragen. Möglich ist eine Einreichung nur mit dem jeweils gültigen XJustiz-Datensatz des Fachmoduls ZSSR. Bei dem über das beA erzeugbaren XJustiz-Datensatz handelt es sich ausdrücklich nicht um den Fachdatensatz des ZSSR, sondern um den Datensatz „Übermittlung_Schriftgutobjekte“. Dieser ist für die Einreichung und Rücknahme von Schutzschriften nicht gültig.

Technische Erläuterungen für Entwickler: Grundlage der automatisierten Datenverarbeitung durch das Register ist ein strukturierter XML-Datensatz auf Basis des Standards XJustiz in der Version 2.1, Fachmodul ZSSR, wobei zusätzlich die folgenden ergänzenden Hinweise zur Verwendung des ZSSR-Fachdatensatzes in XJustiz (derzeit in Überarbeitung, in Kürze wieder im Downloadbereich am unteren Teil dieser Seite) zu beachten sind.

Als Endanwender/Einreicher müssen Sie sich mit den im eingerückten Abschnitt referenzierten technischen Dokumenten unabhängig vom gewählten Einreichungskanal nicht auseinandersetzen:
Sofern Sie das Online-Formular für den elektronischen Versand verwenden, wird der XJustiz-Datensatz automatisch im Hintergrund erzeugt und mit der Einreichung an das ZSSR weitergeleitet.

Aber auch wenn Sie sich für eine unmittelbare Adressierung des EGVP-Postfachs des ZSSR per OSCI-Software entschieden haben, steht Ihnen mit dem Online-FormularÖffnet sich in einem neuen Fenster in der Formularausprägung "XJustiz-Download" ein einfach zu bedienendes Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie valide XJustiz-Datensätze erzeugen und zur anschließenden Verwendung (als Anhang Ihrer OSCI-Nachricht) herunterladen können.

Zulässige Dateiformate

Vom Register werden nur Einreichungen bzw. Dateianlagen in folgenden Dateiformaten als gültig akzeptiert: PDF und PDF/A (Dateiendung .pdf), Rich Text Format (Dateiendung .rtf), Microsoft Word Dokumente ohne Makros (Dateiendungen .doc, .docx), XML (Dateiendung .xml). An den Dokumenten darf kein Dokumentschutz angebracht werden.

Signaturerfordernis (qualifiziert elektronische Signatur bzw. sicherer Übermittlungsweg)

Jeder Einreicher muss das Schutzschriftendokument selbst mit einer gültigen qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen oder über einen sicheren Übermittlungsweg übersenden. Diese Signatur kann entweder als embedded oder als detached ausgeprägt sein und ist im Falle einer Detached-Signatur im XJustiz-Datensatz entsprechend zu referenzieren.

Für die Einreichung auf einem sicheren Übermittlungsweg gem. § 2 Abs. 5 SRV entfällt das Erfordernis der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS). Hierbei ist es ausreichend, wenn die Schutzschrift durch die verantwortende Person einfach signiert wird § 2 Abs. 4 S. 2 SRV. Zu den sicheren Übermittlungswegen fallen ab dem 01.01.2018:

  • der Postfach- und Versanddienst eines De-Mail-Kontos, wenn der Absender bei Versand der Nachricht sicher im Sinne des § 4 Absatz 1 Satz 2 des De-Mail-Gesetzes angemeldet ist und er sich die sichere Anmeldung gemäß § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes bestätigen lässt,
     
  • der Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nach § 31a der Bundesrechtsanwaltsordnung oder einem entsprechenden, auf gesetzlicher Grundlage errichteten elektronischen Postfach wie nun dem besonderen elektronischen Notarpostfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts, sowie

    Achtung:  
    Für den Fall, dass Rechtsanwälte Schriftsätze nicht persönlich versenden, sondern dazu ihre Mitarbeiter beauftragen, dann bedarf es für die Einreichung weiterhin der qualifizierten elektronischen Signatur.
     
  • der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichteten Postfach einer Behörde oder einer juristischen des öffentlichen Rechts – dem besonderen elektronischen Behördenpostfach – und der elektronischen Poststelle des Gerichts.

Wichtiger Hinweis

Fehlende Pflichtangaben im XJustiz-Datensatz oder sonstige Abweichungen vom Datenschema, die Verwendung unzulässiger Dateiformate, das Fehlen notwendiger qualifizierter elektronischer Signaturen (qeS) etc. führen jeweils zur automatisierten Zurückweisung der Einreichung, welche somit nicht in das Register eingestellt wird!

Alle in Bezug auf die Einreichung dargestellten Rahmenbedingungen gelten analog für die Prozesse der Rücknahme einer Schutzschrift.

III. Gebühren

Für die Einreichung einer Schutzschrift entstehen Gebühren. Näheres dazu unter Rechtsgrundlagen/Gebühren.

Achtung:
Die Möglichkeit der Auswahl im Feld „Nachrichtentyp“ (z.B. bei beA, EGVP-Bürgerclient, usw.) hat keinerlei Auswirkung auf die Funktionalität. Auch bei einer als „Testnachricht“ deklarierten Einreichung erfolgt, bei Vorliegen sämtlicher technischer Anforderungen, eine kostenpflichtige Einstellung der Schutzschrift in das Register.

IV. Einreichung von Schutzschriften in Papierform

Seit dem 01.01.2017 sind Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte gemäß § 49c BRAO standesrechtlich dazu verpflichtet, Schutzschriften ausschließlich elektronisch zum Schutzschriftenregister nach § 945 ZPO einzureichen.
Eine Einreichung von Schutzschriften in Papierform bei einzelnen Gerichten ist damit nicht mehr zulässig.

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